01 Şub Verbis Nedir? Kimler Kayıt Olmalıdır?
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (verbis) ; Kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişilerin, veri işleme faaliyetine başlamadan önce kaydolmaları gereken, işledikleri kişisel verileri kategorik bazda girmeleri gereken, Kişisel Verileri Koruma Kurulu Başkanlığı tarafından tutulan ve yönetilen kayıt sistemidir.
VERBİS sistemi ile, veri sorumlularının kimliği ve kişisel veri işleme faaliyetlerinde şeffaflık ve hesap verilebilirlik amaçlanmaktadır. Böylece veri sorumluları; bünyelerinde hangi tür ve kişi grubuna ait verileri tuttuklarını, aktarım yapıp yapmadıklarını ve kayıt esnasında sorulan diğer hususları bildirmek zorunda kalacaktır. Bu nedenle VERBİS kamuya açık şekilde tutulmaktadır ve ihlallerin tespiti bakımından oldukça önemli bir konumdadır.
Kural olarak ‘Veri Sorumluları’nın VERBİS’e kayıt yükümlülüğü bulunmaktadır.
VERİ SORUMLUSU KİMDİR?, VERİ SORUMLUSU OLUP OLMADIĞINIZI NASIL ANLARSINIZ?
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK”) uyarınca ‘’Veri Sorumlusu’’; kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan kişilerdir. Bu kişiler gerçek kişi olabilecekleri gibi şirketler gibi tüzel kişiler de olabilmektedir.
Örneğin; Bir şirket içerisinde; çalışan, çalışan adayı, ziyaretçi, müşteri bilgileri tutuluyor ve bu bilgilerle işlemler yapılıyor ise; şirket tüzel kişiliği veri sorumlusu olacaktır.
Yani bir gerçek veya tüzel kişi; bünyesinde kişisel verileri tutuyor, saklıyor, bu verileri aktarıyor veya herhangi bir şekilde kullanıyorsa, veri işleme faaliyeti yapıyor demektir ve veri sorumlusunun tespiti yapılıp, KVKK uyarınca getirilen yükümlülüklere uyumun gerçekleştirilmesi gerekir. VERBİS kaydı da, 6698 sayılı KVKK ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik uyarınca veri sorumlularına getirilmiş en önemli yükümlülüklerden biridir.
VERBİS’E KAYIT ZORUNLULUĞUNUN İSTİSNALARI
KVKK’nın 16. Maddesinde; “işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurulca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle Kurul tarafından, Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisna getirilebilir.” hükmü yer almaktadır. Bu kapsamda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından VERBİS’e kayıt bakımından bazı kişiler istisna tutulmuştur. Bunlar;
- Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak koşuluyla otomatik olmayan koşullarda veri işleyenler
- Noterler
- Siyasi Partiler
- İlgili kanunlara göre kurulmuş olan ve amacına uygun olarak kendi bünyesinde veri işleyen sendika, vakıf ve dernekler
- Avukatlar
- Arabulucular
- Gümrük müşavirleri
- Serbest muhasebeci mali müşavirler ve yeminli mali müşavirler
- Yıllık çalışan sayısı 50’den az olan veya yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’nin altında olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayan gerçek ve tüzel kişiler VERBİS’e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur.
Yukarıda sayılan istisnalardan olunması, VERBİS’e kayıt yaptırılamayacağı anlamına gelmemektedir. Sayılanlar, tercihe bağlı olarak VERBİS kaydı yaptırabilirler.
Örneğin; Yıllık çalışan sayısı 50’den az olan ve kişisel veri işleyen bir şirket de VERBİS’e kayıt yaptırabilecektir.
Ayrıca sicile kayıt zorunluluğu bulunmaması, KVKK ve sair mevzuat ile getirilen yükümlülüklerden muaf olunduğu anlamına gelmeyecektir. Kişisel verileri tutan ve işleyen herkesin, KVKK kapsamında düzenlenen kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına dair yükümlülükleri devam etmektedir. Bu istisnalar yalnızca, VERBİS kaydının zorunlu tutulmamasına ilişkindir.
ŞİRKETİNİZİN YILLIK ÇALIŞAN SAYISI 50’DEN ÇOK İSE, ŞİRKETİN YILLIK MALİ BİLANÇO TOPLAMI 25 MİLYON TL’DEN ÇOK İSE VEYA ANA FAALİYET KONUSU ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ İSE VERBİS KAYDI YAPILMASI ZORUNLUDUR
Çalışan sayısının hesaplanması için 1 yıl içerisinde en az 7 ayın her birinde çalışan sayısının 50’nin üstünde olması gerekmektedir. Bu ayların birbirini takip etmesi gerekmez.
Örneğin; A Şirketinin 2018 yılında ocak, şubat, mart aylarında 52 çalışanı olsun. Nisan, mayıs, haziranda ise 49 çalışana düşmüş olsun. Temmuz ayında 51, ağustos ve eylül ayında 48, ekim, kasım ve aralık aylarında ise 60 çalışanı olsun. Önemli olan 12 ayın en az 7 ayının 50 çalışan üstünde geçmiş olmasıdır. Buna göre örnekte toplam 7 ay 50 çalışanın üzerine çıkmıştır ve 2019 yılı için VERBİS kayıt yükümlülüğü doğacaktır.
Yine yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL üzerinde ise, takip eden yıl şirketin VERBİS kayıt yükümlülüğü doğacaktır.
Burada dikkat edilmesi gereken husus şudur; yıllık çalışan sayısı 50’nin altında veya yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’den az olsa dahi eğer şirketin ana faaliyet konusu kanunda özel koruma tedbirleri ön görülmüş olan sağlık, din, sendika/vakıf /dernek üyeliği, biyometrik/genetik veri gibi özel nitelikli kişisel verilerle ilgiliyse, bu takdirde yine VERBİS kayıt yükümlülüğü doğacaktır.
VERBİS’E HANGİ BİLGİLER KAYIT EDİLECEK?
VERBİS’e kayıt, kategorik şekilde yapılmaktadır. Kişisel bilgiler, kamuya açık olarak tutulan VERBİS’te yer almayacaktır.
Örneğin; Şirket, müşterilerinin kişisel verilerini alıyor ve işliyor olsun. VERBİS’e kayıtta müşterinin isim, soyisim, iletişim bilgisi gibi verilerin içerikleri belirtilmeyecektir. Yalnızca kategorik bazda kimlerin hangi verilerinin toplandığı beyan edilecektir.
VERBİS’e aşağıda belirtilen bilgilerin girilmesi gerekmektedir;
- a) Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisi ile irtibat kişisine dair kimlik ve adres bilgileri,
- b) Kişisel verileri işleme amaçları,
- c) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorilerine dair açıklamalar,
ç) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
- d) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
- e) Kanunun 12 nci maddesinde öngörülen ve Kurul tarafından belirlenen kriterlere göre alınan idari ve teknik tedbirler,
- f) Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi
VERBİS’E KAYIT OLMAMANIN CEZASI NEDİR?
KVKK 16’ncı maddesinin (ç) bendinde gerçek kişiler ve şirketler için;
Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar idari para cezası uygulanacağı düzenlenmiştir.
Veri sorumluları, yüksek para cezalarıyla karşı karşıya kalmamak adına KVKK’da düzenlenen yükümlülükleri yerine getirilmeli, şirketin KVKK uyumu gerçekleştirilmeli ve son olarak VERBİS kaydını doğru ve güncel şekilde yapmalıdır.
VERBİS kaydı ve ya Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi hususlarında detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Av. Aybike BERBER
No Comments